档案文件编码规则(试行)-2015.4.22--1

档案文件编码行)-2015.4.22--1

规则(试 执行部门 秦皇岛天业通联重工股文件编号 TL/G2-JT.ZH-11.02 份有限公司 受控状态 受控 档案文件编码规则(试行) 版号 A3 各部门 监督部门 综合管理部 生效日期 2015.04.20

1、目的 1.1将公司档案作为一个整体，具有统一性。 1.2对原体系文件编码进行补充，避免无编码或重码现象，便于档案的管理、查询与利用。 2、原则： 2.1原文件已经有体系文件编码的，按原编码存档；原文件无编号的，可按原体系文件编号补充的，按体系文件补充；无法按体系文件补充编号的，按本规则补充档案编码后进行存档。 2.2生产技术类档案按产品优先原则分类；职能部室档案中无法按产品分类的，可按综合类档案进行存档。 3、档案收录 3.1在每盒档案的封面和脊背上，均需填写档案盒号；每盒档案首页，均应设有目录。档案盒号由年份编号、具体业务/职能号、档案盒序号组成。 3.2档案文件的目录需设置业务大类、产品/职能项目、具体业务、具体年份、文件编号、保管期限、(档案文件所存放的)档案盒号等项目。 4、档案文件编号项目 档案的档案号由业务大类号、产品/职能项目号、具体业务号、保管期限、年份编号、文件序号组成。 4.1业务大类号：集团档案部门给各立档单位编制的代号。 4.2年份编号：归档文件的形成年度。采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“2010”。 4.3保管期限：保管期限分为“永久、*年”两种。 4.4文件序号：归档文件的排列顺序号。编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“001”开始逐件流水编号。 4.5档案盒序号：档案盒的排列顺序号。编写时，一般应在 “业务大类”、“具体业务/职能”相同，且在同一年度内，按照档案盒的排列顺序从“001”开始逐盒流水编号。 5、代码设定： 秦皇岛天业通联重工股份有限公司------TL 综合档案---------DZ D．档案盒编码中“具体业务/职能”代码的设定： 新材料XCL、华隧通HST、天津公司TJTL、综合管理部ZH、财务部CW、审计部SJ、证券部ZQ、工会GH、党建DJ、综合管理基建ZJ、综合管理法务FW、公司荣誉文件RY、装备部管理部ZBGL、天津公司管理部TJGL、安全AQ、设备SB、安装公司AZG、信息化XX、资材ZC、总工办ZGB、

工艺GY、发运FY、生产SC、技术JS、品质PZ、工艺GY、采购CG、销售合同SH、市场信息SX、售后SH、技术知识产权ZS。 6、档案文件编号的格式： A：按职能进行档案编号的格式： （综合管理部、财务部、审计部、证券部、工会、党支部、基建、法务、公司荣誉文件等） TL/ **-**- **- ** 文件序号 年份编号 具体业务 档案·综合类 公司代码 例：审计档案 TL/DZ-SJ-2015-001 文件序号 2015年度 审计业务（审计） 档案·综合类 公司代码 例：证券档案 TL/DZ-ZQ-2014-001 文件序号 2014年度 证券业务 档案·综合类 公司代码 B：按产品进行档案编号的格式： （生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后、技术知识产权等） TL/ **-**- **- ** 文件序号 具体业务 具体产品 业务大类 公司代码 例：2014年桥机类产品425吨轮胎式运梁车技术档案 TL/QL-TLC425-JS-2014-001 2014年度+文件序号 技术文件 425吨轮胎式运梁车

桥梁装备类 公司代码 例：2013年掘进类产品直径8.12米TBM发运档案 TL/JJ-TBM812-FY-2013-001 2014年度+文件序号 发运档案 直径8.12米TBM 掘进类 公司代码 7、档案盒编号的格式： 档案盒号由年份编号、具体业务/职能号、档案盒序号组成。 具体业务指：综合管理、财务、审计、证券、工会、党支部、基建、法务、生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后等（代码见本文件第5条-D款）。 例：档案盒号：2013-ZH-001 档案盒序号：第1个档案盒 具体业务/职能：综合 年度编号:2013年度 例：档案盒号：2011-JS-003 档案盒序号：第3个档案盒 具体业务/职能：技术 年度编号：2011年度 8、文件密级编码： 有保密要求的档案标注密级标志 绝密-----Ⅰ 机密----Ⅱ 秘密----Ⅲ 9、本规则自颁布之日起实施，解释权归综合管理部所有。（完毕） 编制 审核 批准

附件一：档案盒格式（此格式仅供参考，档案盒材料具体内容以实际为准） A.每盒档案的脊背上，均需填写档案盒号样式

综合档案 档案盒号：2013-ZH-001 人事行政 禀报通01/08  ** 禀议  ** 报告  ** 通知  发放记录  …… 保存期限：2年 2013年度 档案盒号：桥梁装备 2013-JS-001 425吨运梁车 技术文件 01/05  ** 图纸A  ** 图纸B  ** 图纸C  ** 图纸D  …… 保存期限：永久 2012年度

附件一：档案目录参考格式(建议以EXCEL格式制作电子版目录)

A. 以综合管理部法务科、设备科为例（标红部分为必填项）：

案保保档档管序业务职能具体件对象 管年份密案案辖号 大类 项目 业务 分期编号 级盒编法类 限 别 号 号 院 秦应皇综合法务 诉烟台二2015 1 综合 岛档案 管理 案杰瑞 年 年度 中件 院 秦起皇综合法务 诉江苏二2015 2 综合 岛档案 管理 案荣盛 年 年度 中件 院 设保保档档购序业务具体具体备生产管年份密案案置号 大类 设备 业务 编厂家 期编号 级盒编时号 限 别 号 号 间 **龙设备 ** ** 1 综合 档案 门铣 诉讼主体 天业通联 上海通玛科 放置车间 诉讼…… 形式 我方…… 应诉 我方…… 上诉 担当…… 人员 费…… 用 B. 以425吨运梁车产品发运业务为例（标红部分为必填项）：

序业务产品具体工客户保年保档档地发号 大类 项目 业务 单名称 管份密案案址 运

号 425T轮胎发运 1 桥梁 装备 式运梁车 C．以450T架桥机产品转场业务为例（标红部分为必填项）：

保年保档序业务产品具体工客户管份密案档案地…… …… …… 单号 大类 项目 业务 号 名称 期编级盒编号 址 限 号 别 号 450T桥梁1 装备 架桥转场 …… …… …… …… 机 150T重系售后 2 桥梁 …… 装备 列平板车 具体3 掘进 …… 机 型号 具体4 矿山 车 型号

期编级盒编限 号 别 号 号 方式