建宁县档案局 陈代强
一、什么是文书立卷？它的意义及案卷质量要求。
文书立卷，就是按照一定的要求与方法，把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。其意义在于保护文件安全，为开展档案工作奠定物质基础，为单位、为国家积累档案财富。案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
二、立卷前的准备工作
合理安排好立卷人员、时间、场地，同时准备好卷皮、卷盒、卷内文件目录、案卷目录表、装订线、书写工具、打号机等。
三、文件材料的收集
(1)文件材料从以下八个方面收集
①收集“红头文件”。所谓的“红头文件”是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。
②收集“白头文件”。如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。 ③收集本单位内部使用的文件材料。如各种会议记录、规章制度、工作计划、总结、名册、统计表、登记表等。
④收集证明性文件。如党、团、工会组织关系介绍信及存根，干部职工的行政、工资关系介绍信及存根等。
⑤收集契约性文件。如协议、合同、意向书等。
⑥收集报道性文件。如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。
⑦收集记载性文件。如年鉴、厂志、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。
⑧收集公布性文件。如通告、公告等。 (2)文件材料的收集应该注意问题 ①要完整、准确地收集文件。
②收集文件必须“以我为主”，把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。
(3)开展文件材料收集的途径 ①建立归档制度，定期收集文件材料 ②做好平时文件材料收集 四、区分归档和不归档文件材料
(1)了解掌握本单位制定的《文件材料归档和不档归档范围》 (2)逐份区分要归档和不要归档的文件材料 五、文件材料的分类
(1)确定分类方法，制定分类方案
(2)将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座 六、确定文件材料的保管期限
根据规定，文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。永久50年以上，长期为16－50年，短期为15年以下。
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 七、案卷的组合
案卷的组合，是把立卷年度同一保管期限，同一类目的文件材料，按照其形成规律和特点，保持其有机联系，采用一定的方法整理、组合，形成便于保管和利用的案卷。
常用的案卷组合方法： ① 会议文件 ② 统计表册 ③简报
④综合性计划、总结、报告 ⑤介绍信 ⑥来往文书 ⑦案件（人物）材料 ⑧按责任者特征组卷
责任者特征指文件制发机关的特征，如中共建宁县委文件或建宁县人民政府文件，文件的责任者的特征就是中共建宁县委或建宁县人民政府。把同一责任者的一组文件组合在一个卷内，称为按责任者特征组卷。例如： 建宁县人民政府关于做好农业、林业、水利工作的决定、意见、通知 （同一责任者）
⑨按问题特征组卷（运用此方法最多）
问题特征主要是指文件的内容所反映的主题，包括事件、人物、事物、具体问题、某项业务等。按问题特征组卷，就是把有关同一事件、同一案件、同一人
物、同一单位的问题，同一具体工作问题或同一项业务等所形成的文件组合在一个卷内。例如：
中共福建省委、三明市委关于加快发展社区服务业的意见、通知、办法
（问题）
八、卷内文件的排列
（1）文件的一般排法原则：正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；来文在前，复文在后；转发件在前，被转发件在后，正文在前，附件在后。
（2）卷内文件排法：同一具体问题的，如同一任务，同一活动，同一事件，它们的问题特征一致，要按文件形成的时间顺序排列；同一性质问题相近的文件，把问题相同的文件排列在一起。如卷内文件有农业、林业、水利方面的文件，按照习惯先排农业方面的文件，再排林业方面的文件，最后排水利方面的文件材料。
九、卷内文件的编号
卷内文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字在文件的右上角编写页号，凡有正式文字的页面，无论正面背面都要编号。
十、填写卷内文件目录
(1)顺序号。即卷内文件的次序号，以文件为单位，一份文件编一个号，用阿拉伯数字填写。
(2)文号。即文件的制作机关的发文字号。
填写时，要把文件的字号填全来。如“建政办［2005］123号”，不能填写成“建政办123号”、“［2005］123号”或“123号”。没有发文字号的文件材料则不必填写。
(3)责任者。即文件的制作机关、部门或个人。
责任者一般要写全称，全称过长的可写规范性的简称。如“中国共产党建宁县委员会办公室”可简化填写为“中共建宁县委办”，但不得填写为“本办、本局、本委、本院、本所、本站、本公司”等。
责任者过多，以填写主办单位为主，其余的单位可省略，在后面加上“等”字。如“关于进一步做好下岗失业人员再就业工作的通知”这份文件，是由福建省劳动和社会保障厅、财政厅、发展计划委、经贸委、建设厅、人行福州中心支行、国税局、地税局、物价局、工商局、编办、总工会等13个机关联合制发，而主办单位是省劳动和社会保障厅，发文字号为“闽劳社［2002］文480号”，填写责任者及文号时，即可填写福建省劳动和社会保障厅等及发文字号。
(4)题名。即文件的标题。
① 题名很明确的，照原文填写或用档案管理软件的照原文录入。
②有题名但无实质内容的应重新拟写题名，如“报告”等，应先填写“报告”，在报告的后面加上中括号，在中括号里点明是什么报告。
③ 没有题名的文件材料应重新拟写题名并加上中括号。 (5)日期。日期指文件的形成的时间。
手工填写卷内目录时一般可省略“年”、“月”、“日”字，如“二○○五年五月八日”可填写为“5.8”， 跨年度的文件要填全，如“二○○六年一月八日”应填写成“2006.1.8”。用档案管理软件时录入时应为“20050508”、“20060108”八位数字，不足的应补“0”，如“二00五年十二月”应录入为“20051200”
文件没有日期的，要考证清楚后填写。
(6)页号。页号指卷内文件所在之页的编号。填写每份文件首页的文件编号，但最后一份文件必须填写起止页号，使卷内文件总页数一目了然。
(7)备注。其它需要说明的问题。
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