关于做好高职院校教学秘书工作的若干思考

作者：张丽

来源：《科技资讯》 2013年第33期

张丽

(江苏建康职业学院 江苏南京 211800)

摘 要:高职院校教学秘书工作对于高职院校的教学发展具有重要的作用,教学秘书的综合素质高低直接关系到高职院校教学工作的开展。本文首先介绍了高职院校教学秘书的工作性质与工作内容,然后重点谈谈如何做一个合格的高职院校教学秘书。

关键词:高职院校 教学秘书 工作

中图分类号:G420 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2013)11(c)-0184-01

随着社会对实用型人才的需求的增大,社会对于高职院校的教学工作的要求也越来越高,导致了高职管理工作量不断地增大,而教学秘书工作具有上传下达、联系各个领导等功能,是高职院校管理队伍中重要的一个工作岗位。高职院校教学秘书的工作性质就是一个信息传输纽带,和工作的安排,无论是工作量还是工作要求都很大,同时涉及的范围也很广,其中包括领导的意见传达、考试的安排,学校教学活动的安排等,工作量大、繁琐。高职院校无论是管理工作的进行还是教学工作的开展,都需要教学秘书工作作为后勤保障,教学秘书工作的质量直接影响教学工作的开展,一旦教学秘书工作出现问题就会影响教学领导、教学部门、教学师生这三个高职院校主体运行部门之间的信息的交流和工作的执行。

1 高职院校教学秘书工作范围

高职院校的教学秘书就是一个教务主管领导的工作助手,是高职院校教学工作开展过程中的信息传输纽带,所以高职院校秘书工作的范围主要有安排教学工作、领导工作的专业处理、信息的传达等。

1.1 安排教学处理

高职院校教学秘书对于教学工作的处理主要包括教学工作的安排和资料的管理,首先在教学工作的安排上主要是安排与教学相关的具体工作,其中包括期中考试、期末考试、学生补考等有关教学的考试,学生的升学、转学、退学的有关手续的办理,老师的工作的考核、工作的分配,突发情况的教学安排,其次对于资料的管理主要是有关教学资料的发放、教学材料收取、还有学生和老师的档案资料的录入和管理。

1.2 领导工作的专业处理

高职院校的教学秘书是教学主管领导工作的助手,运用自己掌握的专业知识对领导的信息录入、工作的安排等的处理,协助领导各种教学方案的制定,并且负责方案审查工作的后续流程,减少领导的繁琐工作量,在领导与师生的融洽关系起到一个带头的作用。

1.3 信息的传达

信息的传达也是高职院校秘书的主要工作,高职院校教学秘书对于信息的传达不但是对领导意见的下传,还包括对下面部门意见的处理。对于领导的信息的下达主要包括教学活动安排、教学指导、领导对师生的通知等教学信息,在信息的传达工作上还要及时听取和整理师生反馈上来的一切建议,及时向领导对师生的建议进行报告,做好领导和师生之间的信息流通工作。

2 目前高职院校教学秘书工作的情况

随着高职院校的建设步伐的不断加快,学校的师生数量也不断增大,工作量急剧上升。同时高职院校教学秘书人才的培养工作跟不上,使高职院校的教学秘书的个人工作量不断加大,高职院校教学秘书工作中的问题也不断显露出来。

2.1 高职院校教学秘书工作压力大

首先,随着高职院校教学的社会需求的不断加大,国家对高职院校办学的鼓励,高职院校的发展步伐不断加快,教学规模不断扩大,而教学秘书的人才建设没能及时跟上高职院校发展的需求,秘书工作人力不够,导致高职院校的秘书工作量急剧上升,同时因为高职院校的学员招生上普遍存在缺乏严格把关的工作,需要处理的教学问题也加多,致使高职院校秘书的工作压力加大。其次,高职院校教学秘书的工作是介于领导和各个部门之间,不但有来自沉重繁琐的巨大压力,同时还有来自领导和各个部门多方面的指责等,给高职院校的秘书造成精神的伤害。

2.2 高职院校教学秘书人才培养跟不上教学发展

目前高职院校的办学刚进入快速发展初期,在教学的相关人才资源的建设上还跟不上高职院校发展的需求,特别是对于高职院校秘书人才的建设,在高职院校的建设过程中由于对教学秘书工作的重要性认识不够,对教学秘书人才的建设不重视,致使高职院校普遍存在教学秘书综合素质低,专业技能缺乏等,不符合高职院校的未来发展需求。

3 如何做一个合格的高职院校教学秘书

3.1 提高自身的心理素质

高职院校的秘书工作不但繁琐,而且工作量也很多,特别是在高职院校正处于快速发展的阶段中,随时都可能牺牲休息时间进行工作,同时教学秘书作为领导的工作助手,难免会被领导责骂,教学秘书也是一个领导意见、规定的下达者,当一些执行工作人员对领导的一些工作不满意时也会拿教学秘书出气,说话未免有时会伤人,所以作为一个领导跟群众联系的纽带必须要良好的心理素质,及时对心理压力进行释放排解,避免在工作中出现负面情绪,保证教学秘书工作的正常、顺利进行。

3.2 不断学习,提高自身的专业技能

高职院校的教学秘书工作的涉及的范围非常广,也有一点文书的工作性质,必须掌握Word文档、电子表格制作、视频制作等教学工作中要到的专业技能,保证能及时满足领导安排的工作的技术要求,同时也要及时学习掌握高职院校自身的教务管理系统,提高教学秘书工作的效率,满足教学秘书工作的时间性要求。

3.3 在工作中学会与人相处

高职院校教学秘书是信息传递的枢纽,整天都要和院校里的师生、领导接触,院校里的师生、领导对你的印象好坏直接关系到信息传达的质量,和工作进行的效率,如果师生和领导内心对你

就存在抵触,当你进行信息传达过程就会影响师生和领导的接受、回应的效率和质量,从而形象教学秘书工作的进行。生活就是一个好老师,在平常的工作生活中要多问自己几个为什么,对别人的建议要虚心接纳,正视自身存在的问题,并且及时进行改正。

3.4 树立科学发展观,与时俱进

高职院校的教学是根据社会的变化而不断发展的,为了跟上高职院校的发展步伐,满足教学发展的要求,教学秘书作为高职院校管理系统中重要的组成部分,应该树立科学发展观,与时俱进,防止在高职院校发展中被淘汰,首先要及时了解高职学院的发展需求,树立创新意义,及时调整工作方式和管理模式,不能墨守成规,要走在教学秘书发展的前端。

4 结语

高职院校教学秘书是高职院校的信息传达中枢,是教学活动顺利开展的基本保障。本文从高职院校教学秘书的工作性质、工作范围的要求、目前的工作现状这三方面对高职院校教学秘书的自我提升上做出了建议,作为高职院校的教学秘书,自我提升方法上主要有自我心态调整和自我能力的提升两个方面。高职院校是一个动态发展的过程,对于教学秘书人才的需求也是变化的,所以在如何做个合格的高职院校秘书的自我提升方法上也是没有上限的,为了总走在高职院校教学秘书人才的前端,高职院校的秘书应该不断的在工作中不断进行学习,进行自我提升。

参考文献

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