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财务报销管理规定

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财务报销管理规定

为了完善企业财务管理,严格执行财务制度,结合公司的具体情况,特制定本规定。 一、暂借款及预付款

1、员工因业务需要或因公出差的临时借款,由本人填写“借款单”。要求填列:借款单位、借款理由、大小写金额、还款日期和经手人签字。

2、办理预付款项或对外付款,由经手人填写“借款单”,还应附收款人或收款单位的收款收据或。

3、暂借款及预付款的审批程序:

经办人 ——部门负责人——财务负责人——总经理——会计出纳付款

4、以上经济业务需要支付转帐支票的,经办人或收款人还应在支票存根上签字,会计人员要办理支票领用登记手续。

5、借出的现金或支票要及时报账,经办人员在办理借款15天内未报帐的,应写出说明,否则所借款项在工资中扣除。

二、费用报销

1、经办人员要凭合法的原始凭证进行报销,如果填写内容不真实,票面涂改、大小写金额、单位名称不符的一律不予报销。

2、报销费用或购买商品时,都要填写“付款凭证”,所有单据要按费用性质(如招待费、办公费用、物料)分类、分次、分页粘贴填制。不得将不同性质的粘贴在一张“付款凭证”上,“付款凭证”上要注明所附单据的张数。

3、“付款凭证”的填写一律不允许涂改,并要保证费用金额的大、小写必须一致。

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4、报销差旅费应填写“差旅费报销单”。必须分次、按出差地点分开填列一次一报,并分别计算各项费用,一次出差中转次数较多的,要填列“交通费和住宿费明细清单”,明确各项费用应报销的金额。

5、由于工作需要而发生的出租车费支出, 应在出租车原始背面注明原因、时间及起止地点。

6、购买货物在报销时除按规定附有合法的原始外,还应有“采购计划单”、“外购入库单”或“商品验收单”。 如果购买的是固定资产、低值易耗品和工程物资,还要附“出库单”。

7、公司除正常费用开支外,其余各项支出必须事先提出计划,按程序报经批准后,在计划范围内开支。

8、工程项目支出,工程部必须在工程开工之前,将经过批准的工程预算或工程合同复印件报送财务部门,否则财务部门有权拒绝付款。支付工程款时,应根据工程预算、完工进度和工程合同的要求,先由工程成本控制人员审核签字,经逐级审批后付款。财务部门对支付的工程款项,按工程预算逐项登记核销。

超预算的开支,应做出追加工程预算的说明,待追加的工程预算批准后方可施工。没有追加预算财务部门不得付款。

9、所有报销单据的张数和金额必须准确无误填写,粘贴要求整齐、美观。

10、报销费用时,如果原来有暂借款或预付款的,应将上述款项扣回,原已入帐的借款或预付款原始单据不再撤回,应另开收款收据。

11、报销的签批程序:

经办人 ——部门负责人签字——财务部审核、财务负责人签字——公司经理签字——会计出纳报销

12、当事人取得审批齐全的“借款单”、“ 付款凭证”和“差旅费报销单”后,应在5个

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工作日内送交财务部门的出纳人员,办理支款或报销手续。

13、所有需要报销的各种原始单据,必须在原始单据所填日期的两个月内报销,凡超过两个月的,按报销金额罚款1% 。

14、报销人员报销的各项支出,要求真实、合法。凡报销的单据与所购买的商品或所支出的费用不符的,一律要另外填写“费用报销说明单”将真实情况说明,按照报销的签批程序签批后随报销单据一起报销。

财务部在报销以后,要另外打印一张会计凭证,与“费用报销说明单”放在一起单独保存。 15、财务部如果审核发现有不合理的支出或虚报冒领现象,要及时向公司总经理进行反映,由公司给予经办人员适当的经济处罚。

16、报销没有原始凭证的费用,必须由报销人员写出详细书面说明。

17、会计人员应对“借款单”、“ 付款凭证”和“差旅费报销单”及所附原始凭证进行审核,重点查看单位名称是否相符、报销单据是否有涂改、费用的计算是否正确、后附单据是否齐全、合法,业务是否真实、审批手续是否齐备。会计人员在审核无误后方能付款。

三、对凭证的要求

1、原始凭证必须具备以下内容: (1)凭证名称; (2)填制凭证的日期;

(3)填制凭证单位的名称或填制人的姓名; (4)经办人的签名或盖单; (5)接受凭证的单位全称; (6)经济业务的内容; (7)数量、单价和金额;

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(8)各种必须符合《中华人民共和国管理办法》 和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章、财务专用章或专用章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名,付款金额较大的,收款人要提供身份证复印件,并要在签名上加按手印。

2、对原始凭证的其他要求:

(1)凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。

(2)对外支付款项必须有收款单位或个人的收款证明,凡未取得收款方收款证明的,会计部门将作为经办人员的个人借款进行处理,从次月发放工资时起逐月扣回。

(3)退款的处理。凡退还多收的款项,必须取得原付款单位或个人的收款收据。 如果退款单位与原付款单位不一致的,应由原付款单位出具证明,由收款单位开具收款收据。

凡退给个人的款项,在办理退款时,应收回原收款时开具的收据,或由原交款人本人出具收条,并附本人身份证复印件,如果是其他人代办退款,还应有代办人员的身份证复印件。

如果所退货款不是退还原付款人,而且原付款人又不能出具证明的,收款人必须提供相关书面证明,包括:合同或协议、汇款单、对账单等。

(4)职工因公出差借款的借据,必须附在记账凭证上。收回借款时应另开收据,不得退还原借款借据。

(5)对外汇款,如果直接汇入对方单位(不包括个人账户)的,可以不取得对方单位的收款收据。但经办人必须要填制“付款凭证”。会计凭汇款回执和“付款凭证”记账。

(6)属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由领款人本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐一签字,不得通栏划大括号签一个字。

(7)自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如分配工资及费用时,要写明出

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勤天数、加班天数、加班金额,缺勤天数、扣款金额等。

(8)凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者, 应予退回或重新补正。

四、本规定从发布之日起执行。

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2013年9月11日

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