商户档案管理制度

商户档案管理制度

商户档案管理制度

一、 目的

为了确保商户档案资料的有用性、完整性、和保密性。 二、 适用范围

公司商管部对商户档案的管理工作。 三、 职责

按照归档范围、要求，将商户档案资料的收集、整理、按时 归档。商管部人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司 档案的完整与安全。 四、 工作程序

1、从商户签订铺位租赁或定金协议之日起，商管人员 按本管理规程收集、整理、归档。

2、以商户签订协议日期的前后顺序排列作为档案编

号，按户设档，一户一档一编号，所有整理的资料归入档 案。

3、商管人员应对档案资料进行目录编写以便查阅。 4、铺位的商户发生变动，档案资料应即时调整。

5、所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行 公务查询外，任何第三方不予查询。公司各部门如需查阅 商户档案，必须经过总经理批准或填写（<1>档案借阅申 请单）后方可查阅。

6、商户档案由行政部统一保管。

五、 档案归档要求

1、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交相应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。填写（<2>档案借阅延期单）。 2、各部门向公司行政部移交档案时，要严格履行移交手续，填写（<3>档案移交表格）。 3、归档案卷的总要求是：遵循商户档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，按照楼层业态建档、归档便于日后保管和查询。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的商户档案应包括如下文件：接铺位通知书、铺位验收确认书、租赁合同复印件、商户有效证件复印件、商户联系电话、（营业执照、税务登记证、组织机构代码、商标注册证、商品的质检报告、如有进口商品要出具报关单等复印件），如果是代理或托管还要出示相关授权书，商户/委托代理人签字的管理公约、装修工程申请表（附装修设计施工图纸）、装修工程切结书、商户提供的其他材料，及特殊情况领导审批确认书。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、通知与确认、商户提供的相关材料等形成的同一文件立在一起，不得分开。 （3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的

文件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后。

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右

上方编号，图表也应在图表上的背面编号。

（5）案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；卷内文件目录放在卷目。

（6）档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。 4、档案的核查和销毁 （1）、总经理助理对所保存档案定期进行核查，对不符合归档要求的要及时通知相关部门跟进，确保档案内容的完整。对已撤铺位或更换商户的档案材料，按规定进行销毁。 （2）、商户档案材料的销毁需经总经理批准后，方可销毁，且进行相关记录。 六、档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，借阅商户档案需经本部门领导 批准，总经理同意签字后行政部确认方可借阅。

2、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

3、借阅档案者，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带

档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理批准,填写（<4>档案转借、外带申请表）。

4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过一天。延期需部门经理补签延期说明。（同<2>档案借阅延期单）

5、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七条相关罚则进行处罚。 6、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 七、罚款细则

1、延期或不交应归档的文件材料，说明原因，并补签相关文件及程序，若不遵循标准和要求催交时仍拖延不交的，当事人和部门领导各罚款100元～500元。

2、泄露秘密，涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、对于利用档案谋取私利，泄露公司商业机密，予以开除处分。如造成经济损失，赔偿相关经济损失，并移交司法部门处理。 八、特别说明 九、附表

<1>档案借阅申请单

档案借阅申请单

<2>档案借阅延期单

档案借阅延期申请单

<3>档案移交表格

档案移交表格

<4>档案转借、外带申请表

档案转借、外带申请表