多媒体时代高校档案管理信息化建设的创新研究

多媒体时代高校档案管理信息化建设的创新研究

文/陈黎

摘要：随着信息时代的到来，信息化成为我国社会发展的重要方式和时代象征，得到了越来越广泛地应用。在档案事业中，高校档案管理是一个重要构成部分，信息化水平的高低可以用以衡量高校档案管理的现代化程度，所以，有必要加快建设发展高校档案的信息化进程。然而，目前我国的高校档案管理信息化建设进程依旧存在一些不足。面对这一现实，本文通过调查桂林市的部分高等院校，分析桂林高校档案管理信息化建设的发展现状及其所面临的主要问题，并就问题提出相应的解决办法，以利于完善相关理论，促进各地区高校档案管理信息化的实践。

关键词：高校；信息化建设；档案管理

随着相关技术和行业的发展，20世纪90年代来，我国高校为了配合时代变化和相关，开始逐渐建设校园网、档案数据库和数字档案馆等，GL2学院选择了“由学校电脑维护部门统一进行”选项，GL3学院答案是“没有”，证明各个高校对档案管控体系软件相关工作重视程度不够。

全面发展建设高校的信息化水平。目前，桂林高校整体的信息化水平相较于广西其他城市而言是处在比较领先的地位的，但其高校的档案信息化进程依旧面临着标准规范不明、资源建设落后和硬件设施薄弱等问题。面对这一现状，本文通过调查桂林市的部分高校的档案管理信息化建设的现状，研究其中存在的主要问题和解决策略，以达到提高桂林高校档案管理信息化建设水平，为其他高校档案信息化管理提供借鉴经验的目的。

1高校档案管理信息化的含义和原则1.1 档案信息化的含义

所谓档案数字化，又叫档案工作信息化，简单来说，就是把档案利用电子信息技术转换为数字信息，并通过电脑来管理利用档案，具体来讲，就是将传统档案管理过程，如存储、管理和传输等都实行信息化。档案数字化可以增强利用率和管理效率。根据这个定义，可以发现档案信息化有三个特点。一是前提是电子信息技术；二是这是一个很多元素参与的过程；三是目的是提高档案的利用和管理水平。1.2 高校档案管理信息化原则

界面管理原则、全程管理原则和“双轨制”原则是高校档案管理信息化的三原则。所谓界面管理原则，就是指在完成工作任务后，通过互动的方式确定行政机构、教学部门和相关师生之间的关系，这种方法可以促进各主体之间的深入交流，最终实现优化提高教学质量的目的。所谓全程管理原则，就是指在教学活动中，要从整体上，从全程上，对档案的整个流程，包括文件的产生、保管、鉴定和销毁进行系统性地管理。所谓“双轨制”，就是指将档案信息化资源以纸质文件为正本、电子文件为副本，通过双重备份的方式分别归档，这种方法在如今高校选择档案管理方式中使用最广。

2 桂林市高校档案管理信息化现状分析2.1 调硏设计

本文整体研究对象是桂林市内全部高等院校，但是考虑到很多因素的影响，把研究对象设置成GL1大学、GL2学院和GL3学院三个高校。综合很多方面的因素，本文结合使用问卷调查、实地访问的方式展开研究，在具体进行过程上，高校不同相应的会稍做改变。2.2 桂林市高校档案管理信息化重视程度现状

通过对GL1大学、GL2学院和GL3学院三个高校进行问卷调查发现：（1）当被问到“您感觉是否有必要进行档案信息管理”的时候，三个高校的档案工作人员都选择“很有必要”，证明高校档案工作人员都感觉档案信息化是很重要的。

（2）当被问到“把贵学校对下面工作的注重程度从大到小排列”的时候，三个学校的选择都不一样，GL1大学的排列结果是科学研究—教育—成绩—政绩—档案信息化构建。GL2学院的排列结果是教育—科学研究—档案信息化构建—成绩—政绩，证明桂林本科高校太过关注科学研究和培育水平，忽略了档案信息化的构建，而专科院校把档案信息化构建放在中间位置，关注度略低于院校本身的工作，即培养和科学研究，但重视度高过成绩和政绩。

（3）至于“贵校是否有专门人员进行档案管理体系软件维护、更新和信息备份”这个问题，三个院校的选择都不一样，GL1大学答案是“没有”，

（4）当被问到“档案信息库构建进度”的时候，GL1大学和GL2院校的选项是“每一年按照归档情况确定”，GL3院校的选项是“每一年有计划地推动”，证明桂林市内各个高校都已经进行了档案信息化，只是在构建进度上存在不同。

2.3 桂林市高校档案信息化管理制度和模式现状

在院校档案信息化管理和模式方面，此次调查问卷设置有两个问题，一个是档案管理完备程度，第二个是是否完成“两轨并档”，详细结果如下：

（1）档案管理制度完备程度相关问题，三个院校的选择都是不一样的，GL1大学对于档案保存管理、保密、使用等制度，及文件的入档制度，选择都是“比较完备”，对于档案的鉴定、处理销毁制度，选择都是“不够完备”；GL2学院对于档案的保存管理、保密、使用以及文件的入档等制度，选择都是“比较完备”，GL3学院对于档案的保存管理和保密、档案的鉴定和处理销毁等制度，选择都是“比较完备”，而对于档案的使用、文件的入档等制度，选择是“不够完备”，证明桂林市区高校档案管理度大体上是比较完备的，但在细节上还有很多欠缺。

（2）当被问到每一年归档是否可以完成“双轨归档”的时候，GL1大学和GL3学院都选择“不可以”，GL2学院答案是可以，证明桂林市区高校档案在“双轨归档”制度上构建力度不足。2.4 桂林市高校档案管理资源利用现状

至于针对高校档案管控资源使用情况的调研，此次问卷计划从档案的存储模式、编辑研究方法、检索的方式、使用的频率等方面进行了解。

（1）在回复贵校档案的存储模式问题的时候，GL1大学和GL3学院采取以“资料整理—装入档案盒—存入库房模式为主，数字化模式为辅”，GL2学院采取以“数字化模式为主，资料整理—装入档案盒—存入库房模式为辅”，证明桂林市区高校档案管理更注重传统方式，了档案资源使用程度。

（2）在回复“贵校档案编制研究工作使用的方法”的时候，GL1大学和GL3学院采取“以传统方式为主，计算机等电子设施为辅”，GL2学院采取以计算机等电子设施为主、传统方式为辅，证明桂林市区高校档案编辑研究工作大部分使用传统方式，很少使用电子设施，编制研究方法比较落伍。

（3）当被问到各种搜索方式使用次数的时候，三个高校对“人工搜索”和“数据库”查找占比的答复存在较大的不同。GL1大学人工搜索比例占据六成，数据库查找占据四成，其中目录查找、全文查找和其他查找分别占据百分之二十八、百分之八和百分之四；GL2学院手工搜索占据三成，数据库检索占据七成，其中目录搜索达到百分之四十二，全文搜索和其他搜索都是百分之十四；GL3学院手动检索占据百分之五十五，剩下是数据库搜索，其中目录搜索、全文搜索和其他搜索分别占据四成，百分之二和百分之三。上面结果证明桂林市区高校档案信息库地位不是很高，给档案信息分享幅度和利用程度带来间接影响。2.5 桂林市高校档案管理人员结构现状

调查院校档案管理人员，主要是了解管理人员的数量、年龄、学历、学习专业和档案工作的关联性和参与培训的数量等方面，其结果如下面显示：

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科教论坛 ScienceandEducationForum对于高校档案管理信息化建设而言，它的技术基础是引进先进的信息技术，拥有档案管理的信息化意识是达到离校档案管理信息化建设目标的思想上的依托基石。档案管理信息化建设是一个漫长的过程，因此不可大干快上，操之过急，妄图快速地通过信息化的管理技术代替传统的手工操作技术。在而这更替的过程中，有必要引进先进的信息管理技术，同时改变档案管理部门人员和高校有关师生的观念，让其能够更好地接受认同档案的信息化建设，通过利用先进的电子信息技术，加快本校档案管理信息化建设的历史进程。4.2 完善档案信息资源管理制度更为充分地使用档案资源，以为个人、学校和社会更好地提供相关工作服务，是档案管理的信息化建设发展的主要目的。在现实中，影响利用档案资源的因素包括档案资源的泄露。档案本身具有一定的保密性，因此泄露会严重干扰档案的正常使用，亟待予以解决。所以，在档案管理信息化建设的过程中，应该持续加强建设完备档案利用制度，保证其保密性和便利性共存，从而尽可能地发挥出档案资源自身的价值。与此同时，充分利用档案信息资源也有助于推动档案管理信息化的建设和发展。4.3 推进数字档案馆藏，提高档案资源利用率所谓的档案管理信息化，简单来讲，就是将档案的管理形式从实体性的纸质文档转换为数字化的信息管理。根据这一情况，很容易得出，档案的信息化管理类型直接被文档管理储存形式所决定。对于档案管理信息化建设而言，将档案的储存形式由整理纸质文件－装入档案盒—存入库房模式转换为将文本形式的信息、图像转换为数字信息的数字化模式，是其主要的工作内容，这种方法可以把档案内容以数据库的形式储存下来，方便后期的查找和使用。4.4 提高档案管理人员的综合素质在档案管理信息化水平不断提高的背景下，档案管理的专业化人才越来越受欢迎，相关行业对他们的需求更为强烈。可是，由于高校普遍存在重视科研教学而轻视档案管理的现状，致使很多档案管理的专业人才并不喜欢从事对口的档案管理工作。面对这种情况，学校首先应该转变观念，重视档案管理，然后投入充足的资源引进先进的档案管理专业人才。同时提高待遇，另一方面，重视感也能让相关专业人才更为欣赏这份工作，从而达到防止人才流失的目的。5 结语总之大数据环境给高校档案管理带来很大的影响作用，这是对高校档案管理人员在管理的水平和能力上的一种考验，对高校管理的成长和未来趋向进行全新的探究，有助于更好保护高校各类档案资料，深挖档案升值信息，完善档案管理进程，形成网络化高校档案管理，进一步促进高校在档案管理领域实现远足发展。参考文献：[1] 游成梅.“互联网+”时代对高校档案信息化建设的思考[J].城建档案，2017（06）.[2] 范文琪.新时期我国高校档案信息化建设路径研究[J].办公室业务，2017（11）.[3] 谭果.教育信息化发展时代高校档案信息化管理建设的研究[J].科技风，2017（10）.[4] 罗珊.高校档案信息化建设存在的问题及策略研究[J].兰台世界，2016（21）.（作者单位：桂林理工大学）（1）GL1大学档案管理职员只有3个，年龄在30-40岁1个，学历是硕士，40岁以上2个，学历是本科，学习专业和档案管理专业有关联，在上班之后参与培训数量方面，有2个工作人员参与培训次数都超过3次。（2）GL2学院有6个档案工作人员，年龄方面小于30岁的有3个，在31岁到40岁之间的有2个，在41岁到50岁之间的有1个；在学历上，本科生有5个，硕士生有1个；在学习专业和档案管理专业关联性方面，有5个是专业相关的，有1个是没有关联的；在上班之后参与培训数量方面，有6个工作人员参与培训次数都超过3次。（3）GL3学院一共有3个档案工作人员，在年龄方面，不到30岁的有1个，在41岁到50岁之间的有1个，超过50岁的有1个；在学历上，大专生有1个，本科生有2个；在学习专业和档案管理专业关联性方面，有三个员工的专业和档案专业没有联系；在上班之后参与培训数量方面，有3个工作人员参与培训次数都超过3次。3 桂林市高校档案管理信息化存在的主要问题3.1 领导和档案管理人员对档案管理信息化重视程度不高对于档案管理的信息化而言，其资金的数量、硬件的配置、技术的水平和工作人员的积极性等都直接受到学校领导对档案管理的信息化的重视力度的影响，可以说，学校会对高校档案信息化建设造成巨大影响。笔者通过调查GL1大学、GL3学院和GL2学院的三所高校对档案管理信息化工作的重视力度，研究表明，目前而言，政绩、科研成果和教学质量仍然是桂林市高校领导的关注重点，他们更热衷于那些可以提高学校的教学水平和知名声誉的方面，而对档案的信息化建设关注度不足。3.2 高校档案信息管理制度尚不完善在2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》中，条文清晰规定我国高等学校需要建设一套比较完整详细的档案管理规章制度。一般来讲，为了提高有关人员的工作水平和责任意识，以促进档案管理工作的标准化和规范化，可以对工作人员建立有效的考核体系，并对档案的收集、统计、管理、编研和利用等过程制定相应的制度。笔者通过调查GL1大学、GL2学院、GL3学院三所高校，发现目前各高校的档案鉴定和处理、档案利用和保密制度与文件归档制度等制度已经处于比较完备的状态，不过经过与学校档案管理人员的交流后发现，目前部分制度仍然存在着一些问题。3.3 高校档案信息资源的利用程度不高高校档案管理工作的根本目的是要满足高校师生员工和社会外界对档案信息利用需求。档案信息资源的获取途径、检索方式和社会需求程度是档案信息资源利用程度的影响因素。如果要加强对档案信息资源的利用率，应该考虑到，档案信息资源的需求程度是不容易发生改变的，因此为了让档案信息保存的时间更持久性，阅读过程更加便捷性，可以考虑采取档案存储模式和检索方式的办法。3.4 高校档案管理人员结构较不合理建设完善高校档案管理信息化的核心因素是档案的工作人员。为了实现档案信息化的可持续性发展，必须不断完善工作人员结构，促使其更加合理，能够适应工作的变化。专业的档案管理人才和技术人才是实现档案信息化建设目的必要因素，而复合型的综合素质强的人才如今的作用已经不比往昔。此外，既要保证档案人员在数量上能够满足结构需求，也要注重人才质量，有更好地建设实施档案信息化工程。档案信息化工程的建设发展离不开专业人才的参与。4 桂林市高校档案管理信息化建设措施4.1 加强宣传，提高重视238 教育前沿 Cutting Edge Education